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年金機構の社会保険関係手続き「算定基礎届と賞与支払届」をGビズIDを使って電子申請してみよう

算定基礎届と賞与支払届をGビズIDを使って電子申請

日本年金機構のホームページには詳しく情報が紹介されていると思いますが、私にとって情報が多すぎて必要な情報がぜんぜん探せませんでした。

そこで、GビズIDを利用して社会保険関係の電子申請を行おうとしている方向けに必要な情報をまとめました。

こんな方に参考にしてほしいと思います。

  • 社会保険関係の届け出を電子申請したいと思っている方
  • 電子申請(GビズID)に興味がある方
  • 電子申請に必要なものを日本年金機構のホームページから探している方
  • 電子申請に必要なGビズIDの情報が日本年金機構のホームページから探せない方

GビズIDを取得する

GビズIDを利用して社会保険関係の届け出を電子申請したいと思っている方は、まずID(アカウント)を取得しないと始まりません。

まずは下記の関連記事を参考にGビズID(アカウント)を取得してください。

社会保険届書作成ソフトをダウンロード

今回はパソコンを利用して進めるやり方を紹介いたします。

届書作成プログラムファイルをダウンロード
ソフトをダウンロード

日本年金機構サイト内にある各種様式のダウンロードからファイルをダウンロードします。

参考届書作成プログラム|年金機構HP
DL先届書作成プログラム(Ver.20.01)(ファイル:msi 24,148KB)

インストール手順届書作成プログラムのご利用開始までのながれ(インストール手順)(PDF 1,159KB)

ソフトを起動し初期情報を設定する

先に申請までの流れを簡単に説明すると、

  1. ソフトをダウンロード
  2. 届書の作成
  3. 初期情報を設定
  4. 届け出をする項目を選択、情報を入力
  5. 申請
  6. ファイル受領のお知らせメール受信
  7. 申請完了のお知らせがメール受信

となります。

今回は日本年金機構から送付される被保険者のデータが収録されたターンアラウンドCDなどは使わず、一から被保険者の情報を入力しています。

ターンアラウンドCDについて知りたいからは日本年金機構を参考にしてください。

日本年金機構年金Q&A (ターンアラウンドCDについて)

届書作成プログラム「届書の作成」
届書の作成

ソフトを起動するとまず画像のような項目がたくさんでてきます。まずは届書の作成を押してください。

届書作成プログラム「初期情報を設定する」
初期情報を設定する

下の方にある初期情報を設定します。

「管理情報登録」「健康保険組合情報登録」「厚生年金基金情報登録」「事業所情報登録」があるので必要なところを入力してください。
情報を入力することで、後で説明する箇所にプルダウン式で選択できるようになります。

届書作成プログラム「管理情報登録」
管理情報登録

  1. 所在地都道府県はプルダウンになっています。
  2. 数字とカタカタで割り当てられているものです。例)23-アイウ
  3. セキュリティ強化でパスワードを設定することもできます。

入力し終えたら「登録」を押してください。

事業所整理番号は毎月送られてくる保険料納入告知額・領収済額通知書にあります。

画像で事業所整理記号の場所を見る
事業所整理記号の場所
届書作成プログラム「健康保険組合情報登録」
健康保険組合情報登録

下に並んでいるボタンの「追加」を押して情報を入力してください。
1.医療機関を受診した際に提示する健康保険証に書かれています。

届書作成プログラム「厚生年金基金情報登録」
厚生年金基金情報登録

該当の方は下にある「追加」ボタンを押して入力してください。

届書作成プログラム「事業所情報登録」
事業所情報登録

下に並んでいるボタンの「追加」を押して情報を入力してください。

  1. プルダウンで選択してください。
  2. 数字とカタカナで構成されたものです。わからない場合は上の「画像で事業所整理記号の場所を見る」でご確認ください。
  3. 事業所番号の場所は、事業所整理番号と同じく保険料納入告知額・領収済額通知書に記載されています。
  4. 画像で事業所番号の場所を見る
    事業所番号の場所
  5. 雇用保険適用事業所番号をお持ちの場合は入力してください。
  6. ありにチェックをすると「健康保険組合情報登録」で入力した情報がプルダウンで出てきます。
    事業所番号(健保組合)は健康保険証の下側にある四角の中にある数字で、保険者番号下4ケタです。
  7. 事業所の郵便番号や住所などを入力します。

登録被保険者情報を編集する

氏名や生年月日など、被保険者(個人)の情報を入力します。

届書作成プログラム「画面で編集する」
画面で編集する

最初の画面に戻り「画面で編集する」を押します。

届書作成プログラム「登録被保険者情報作成」
登録被保険者情報を入力

事業所の情報から被保険者の情報まで、わかるところは入力しておくと後から便利です。
入力し終わったら登録を押してください。

届書を編集する

届書作成プログラム「最初から」
最初からを押す

最初の画面に戻り「最初から」を押します。

届書作成プログラム「届書を編集する」
届け出たいもののタブを押す

上の方に電子申請できる項目が並んでいるので、入力したものを押し、追加を押します。
今回は例として「算定基礎」を選択しています。

届書作成プログラム「算定基礎届」
算定基礎を入力

左上の事業所整理記号は先ほど設定したので自動で表示されますが、その他は必要に応じて入力し、終わったら登録を押してください。

保存して提出可能かチェック

届書作成プログラム「保存する」
別名で保存しておく

届書一覧入力(新規届書)の入力がある程度終わったら左上の「ファイル」から、「名前を付けて保存」を選び保存しておくと安心です。

届書作成プログラム「提出可能な状態です」
提出可能な状態です

届書一覧入力(新規届書)の入力が終わると下の方に「届書チェック」というのがあるので押します。画像のように「提出可能な状態です。」とポップがでれば大丈夫です。

届書作成プログラム「電子申請ファイル作成」
電子申請用のCSVを出力する

GビズIDで申請する際に電子申請用ファイル(CSVファイル)が必要なので作成しておきましょう。

届書作成プログラム「保存先を決め電子申請ファイル作成」
保存先を決めOKを押す

①保存先を決めて②OKを押すと画像のように③「作業ファイルの作成が完了しました。」と出ます。
念のため保存先にファイルがあるか確認しておきましょう。

一口メモ

総括票が作成されますので、印刷をしておくと安心です。

電子申請を行う

いよいよ電子申請を行います。
ここでGビズIDが必要になるので、手元に用意しておきましょう。

GビズIDで電子申請する
届書の申請・申請状況の照会

最初の画面(起動メニュー)の届書の申請・申請状況の照会から電子申請します。

GビズIDで電子申請する「GビズID選択」
GビズIDを選択

今回はGビズIDで申請します。

GビズIDで電子申請する「届書の申請」
届書の申請とCSVファイル選択

①届書の申請を押し、②先ほど保存したCSVファイルを選択して次へを押してください。

GビズIDで電子申請する「CSV形式届書総括票」
CSV形式届書総括票

CSVファイルを参照して情報でてきます。黄色い箇所を入力して次へを押してください。

GビズIDで電子申請する「申請情報入力」
申請情報入力

申請先で管轄の年金事務所を選んで、氏名や住所など必要事項を入力します。

GビズIDで電子申請する「申請データ送信確認」
申請データ送信確認

  • 手続名:CSV形式届書総括表/電子申請
  • 申請先:管轄の年金事務所

になっていることを確認したら申請ボタンを押します。

GビズIDで電子申請する「申請完了」
申請完了

「申請情報の受付が完了しました」と出たら電子申請の完了となります。受付番号は、申請が進捗状況をみたりするときに使いますので保存しておいてください。

メールで連絡がくる

GビズIDで電子申請する「ワンストップサービスからファイル受領のお知らせ」
ファイル受領のお知らせ

申請が完了すると、数日後に登録したメールに「【ワンストップサービス】お知らせの通知」という題でメールが届きます。

インターネットで検索したGビズIDのページではなく、ダウンロードした「社会保険届書作成ソフト」にお知らせが届きますので、ログインをして閲覧しましょう。

GビズIDで電子申請する
届書の申請・申請状況の照会

最初の画面(起動メニュー)の届書の申請・申請状況の照会からお知らせを閲覧します。

GビズIDで電子申請する「GビズID選択」
GビズIDを選択

GビズIDを使って閲覧しますが、マイナンバーカードでもログイン可能です。
どちらかを選択し次へを押します。

GビズIDを利用してログインした場合、一度ログインすると次回から自動でログインされますが、パソコンの電源を切ったりすると再度IDとパスを利用したログイン画面がでるようです。
また、GビズIDにログインするたびに登録したスマートフォン(携帯)による認証があります。

GビズIDで電子申請する「お知らせを見る」
申請状況の照会

①申請状況の照会を押すとGビズIDのログイン画面が出るので、②アカウントIDとパスワードを入力してログインしてください。

GビズIDで電子申請する「申請データ一覧」
申請データ一覧

①表示された一覧データを選択して、②下にある「詳細表示」を押してください。

GビズIDで電子申請する「申請状況詳細」
申請状況詳細を表示する

①お知らせ一覧にあるものを選択し、②確認を押してください。

GビズIDで電子申請する「お知らせの詳細」
お知らせの詳細でファイルをダウンロード

ダウンロードファイル名にあるZIPファイルを選択し、「ダウンロードファイルを保存」でファイルを保存してください。

XMLファイルの表示方法

ダウンロードしたフォルダの中にはいくつかのファイルが入っていますが、その中の一番上にある「数字.xml」というファイルの中に今回申請した内容が書いてあります。

拡張子がXMLというファイルは私が調べた限り以下の方法で見ることができますが、正しく表示されるものと文字化けするものがありました。

下記にあるソフトを起動し、ファイルをドラッグ又はファイル上で右クリックして「プログラムから開く」で好きなプログラムを選択してください。

メモ帳
PCブラウザ
  • Firefox ○
  • Google Chrome ✕
  • Microsoft Edge ✕
  • InternetExplorer ○
LibreOffice 文字化け
エディタ
例)サクラエディタ

申請完了のお知らせがメールで届く

GビズIDで電子申請する「ワンストップサービスから申請完了のお知らせ」
申請完了のお知らせ

ダウンロードしたファイルを閲覧すると、「ワンストップ申請が完了しました」というメールが届きます。
これでGビズIDを使用した電子申請のすべてが完了となります。

最後に

日本年金機構は届書作成プログラム操作の説明を「詳細版」という名前でPDFで紹介しています。
更に詳しく知りたい方は参考にしてみてください。

日本年金機構届書作成プログラム操作説明書(詳細版)(Ver.20.00)(PDF 14,618KB)

全576ページのあるので大変ですが、申請後の修正やトラブルなどほぼすべて操作が紹介されています。

初めて電子申請をやってみましたが、GビズID申請から初めての電子申請完了まで何度も調べたりして何日もかかってやっと申請できました。

この記事が少しでもみなさんの参考になれば幸いです。

追記:
被保険者報酬月額算定基礎届の総括表に限っては、GビズIDで提出したものとは別にPDFやJPEG形式にして添付、送信するか、総括表だけ郵送するようです。

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